Personal- & Executive Assistant Agency

Als personal assistant-agency begrijpen wij dat jouw tijd kostbaar is en dat je je wilt concentreren op de kern van je werk, daar waar jouw passie en expertise liggen. Daarom staan wij klaar om de randzaken voor je uit handen te nemen, zodat jij je kunt richten op wat er echt toe doet.

Of je nu behoefte hebt aan flexibele ondersteuning of aan een executive assistant in dienst voor meerdere dagen per week. En of je nu kiest voor ondersteuning op afstand vanuit ons kantoor in Amsterdam, of je de voorkeur geeft aan persoonlijke assistentie op locatie, wij passen ons aan jouw voorkeuren aan. Bij Ease Agency geloven we in maatwerkoplossingen die perfect aansluiten bij jouw unieke situatie en behoeften. Heb je hulp nodig bij een specifiek project? Ontdek dan de mogelijkheden van Live with Ease voor maatwerkondersteuning op projectbasis.

Bij Ease Agency werken we met personal assistants door heel Nederland en daarbuiten. Waar mogelijk komen onze PA’s/EA’s graag bij de klant op kantoor of thuis, daarnaast behoort een virtual assistant (VA) ook tot de mogelijkheden. We vinden het in alle gevallen belangrijk dat de assistent en klant een goede relatie opbouwen, zodat er in openheid en vertrouwen wordt gewerkt. Ook zorgt deze goede verstandhouding en inhoudelijke kennis van zaken ervoor dat onze assistenten niet alleen taken uitvoeren, maar ook echt proactief ontzorgen. Wij denken graag mee, maar nog liever vooruit.

Werkzaamheden van onze assistants

De werkzaamheden van een personal- of executive assistant gaan fundamenteel verder dan alleen standaard agendabeheer. Alle zaken die jou, zowel privé als zakelijk, ervan weerhouden om je te focussen op wat jij belangrijk vindt, kun je in principe bij een PA/EA neerleggen. Mocht er iets zijn dat niet binnen de expertise van onze persoonlijke assistenten past, dan hebben wij daarnaast een groot netwerk aan specialisten (denk bijvoorbeeld aan chauffeurs, hostessen of klusjesmannen) die we kunnen inschakelen.

 Zakelijk

    • Elke ochtend beginnen met een lege inbox

    • Beantwoorden van emails

    • To do’s uit inbox halen

    • Opschonen van mailbox en uitschrijven bij nieuwsbrieven

    • Inplannen en verplaatsen van afspraken

    • Creëren van headspeace en vrije tijd

    • Timemanagement en bewaken van een efficiënte planning

    • Inplannen en verplaatsen van afspraken

    • Creëren van headspeace en vrije tijd

    • Timemanagement en bewaken van een efficiënte planning

    • Offertes aanvragen & boekingen maken bij locaties

    • Het regelen van de catering

    • Het regelen van hostessen

    • Aankleding event verzorgen

    • Uitnodigingen maken & gastenlijst beheren

    • Planningen maken en bijhouden

    • Vergaderagenda opstellen en delen

    • Leadgeneratie

    • Opvolgen van leads

    • Linkedin acquisitie

    • Aftersales

    • Ondersteuning bij welk project dan ook.

    • Informatie verzamelen over markt, product of klant.

    • Uitzetten van vacatures

    • Afhandelen en inplannen van sollicitaties

    • Organiseren van trainingen en uitjes

    • Ziekteverzuim controle en registratie

    • Het registreren van werknemersgegevens zoals ziekmeldingen en adressen

    • Openen, filen en archiveren van dossiers

    • Uitgaven controleren

    • Aanpassen/verwerken van stukken

    • Indienen wijzigingen bij de Kamer van Koophandel

    • Versturen aandeelhoudersregister of uittreksels

    • Excel bestanden maken/bijhouden

    • Het maken van facturen

    • Het inboeken van facturen

    • Debiteurenbeheer

    • Het maken van specifieke berekeningen

    • Het samenstellen van de financiële administratie

    • Het controleren van de financiële administratie

    • Rekeningen beheer

    • Betalingen klaarzetten

    • Social media accounts beheren

    • Websites updaten en bijhouden

    • Bestellen van merchandise

    • Beheren van advertenties

    • Inkomende en uitgaande communicatie (telefoon en post)

    • Bestellingen plaatsen

Privé

    • Het maken van breng- en ophaalschema’s

    • Het regelen van oppas

    • Uitzoeken van mogelijke bestemmingen en bezienswaardigheden

    • Boeken van vluchten & accomodaties

    • Reserveringen maken

    • Reisschema’s maken

    • Organiseren van diners

    • Organiseren van feestjes

    • Uitstapjes organiseren

    • Overige activiteiten organiseren

    • Betalingen

    • Verwerking post

    • Overige administratie

    • Abonnementen regelen & opzeggen

    • Klachten opvolgen

    • Het plaatsen van bestellingen

    • Het retourneren van bestellingen

Onze diensten

Flexibele PA/EA

Plaatsing PA/EA

Hoe selecteren we onze assistants?

Natuurlijk zijn kwaliteit, ervaring en betrouwbaarheid de belangrijkste eigenschappen waar we bij onze personal- of executive assistants naar kijken. Dat is de basis. Daarbij vinden we het bij Ease Agency belangrijk dat onze PA’s/EA’s zich flexibel opstellen en goed kunnen omgaan met verandering. Secuur te werk gaan, over sterke organisatorische vaardigheden beschikken en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zijn eigenschappen waar wij ook op selecteren.

Uit ervaring weten we dat een gedreven en leergierige instelling uiteindelijk bij elke personal assistant het verschil maakt – of de assistent nog maar net komt kijken, of al jaren ervaring heeft, is minder belangrijk. Het gaat erom dat ze zich kunnen inleven in de wensen van de klant en ervoor openstaan om nieuwe werkmethoden aan te leren. Na een uitgebreid kennismakingsgesprek gaan we ook voor jou graag aan de slag om een match met de juiste PA/EA te vinden. Omdat we met meerdere assistenten werken kan er altijd iemand bijspringen als dat nodig is – uiteraard in afstemming met jou, om de vertrouwelijkheid te waarborgen.